働く女性が実践する仕事の効率化 午前中は何をやる?

働く女性が実践する仕事の効率化 午前中は何をやる?

2018/01/31

効率的に働けている人は5割。女性たちがやっている工夫は

 仕事における集中力アップと効率化は、永遠の課題といえます。自分だけでできることと、周りの人たちとの関わりの中でできること、その2つの視点がありそうです。働く女性の皆さんは、仕事の効率化について、普段どんなことを考え取り組んでいるのでしょうか。「なるほど」と思える回答がたくさん寄せられました。


【調査概要】
求人情報サイト「エンウィメンズワーク」上でアンケート
◎調査期間:2017年7月25日~8月28日
◎有効回答数:女性398人
今の仕事は「効率的に働けていない」人が約5割

 まず「今の仕事は効率的に働けていますか?」と尋ねたところ、「はい」と答えた人は52%でした。およそ半数が「効率的に働けていない」と考えていることが明らかとなりました。

今の仕事(離職中の人は前職)は効率的に働けていますか?


効率化に効果的なのは「優先順位」「情報共有」「コミュニケーション」

 仕事の効率化につながっていると思うことを聞きました。

 最も多かった回答は「優先順位をつける」(71%)でした。続いて「情報共有」(67%)、「コミュニケーションの活性化」(57%)、「業務指示の明確化」(54%)は、5割以上の人が効率化につながると考えているようです。

 効率化について、具体的な声を見ていきましょう。

<優先順位をつける>

◆ その日に必ずすべきこと、また、一日の中でやるべきことの優先順位を書き出して、仕事をすることを心掛けている(37歳、契約社員)

◆ 月単位の業務、週単位の業務、日々の業務をそれぞれ分析し、優先順位をつけることが大事(48歳、正社員)

◆ 優先度の高いものから行うようにする。それを放置して他のことをしても、結局やらなければいけないことに変わりはないので、残業などを招いてしまう(23歳、パート・アルバイト)

<情報共有・コミュニケーションの活性化・チームワークを高める>

◆ 情報共有すると、何かトラブルがあったときすぐに対処できる(29歳、契約社員)

◆ 普段から仕事の「見える化」を意識していたら、メンバーが欠けたときにもみんなでカバーでき、結果、予定通りに仕事を終えることができる。自分も極力、今何をしているか、何が問題となっているかを周囲に公開するようにしている(42歳、正社員)

◆ 1人で仕事をするわけではないので、常に周りの状況を頭に入れながら進めると、周りへの気遣いもでき、また周りならの協力を得られやすくなり、結果的に効率化が図れると思う(46歳、正社員)

◆ 他人の意見や考えを取り入れることで、視野も広がり自分のやり方をふかんして見ることができる。必要に応じて、業務改善のきっかけとなる(36歳、正社員)

<役割分担の見直し・業務フローの変更>

◆ 優先順位を決め、集中して効率的に業務を行う為に、個々に合った業務量を担う必要がある。そのためには、役割分担の見直しや業務フローの見直しが必要だと思う(27歳、正社員)

◆ 効率が悪いときは、大体一人当たりの仕事の分量が多いとき。そのため、定期的に部署全体の役割分担を見直すことは大事だと思います(29歳、派遣社員)

◆ 役割分担の見直しが重要。どうしてもフットワークの軽い人や判断力のある人に皆が相談するため、離席を余儀なくされ、集中力が途切れてしまう。役割分担を決定するだけでなく、個人の能力の底上げも必要だと思う(43歳、派遣社員)

<その他>

◆ 誰がやっても分かるようなマニュアルがあれば、新人に頼むこともできる(28歳、正社員)

◆ 無駄な会議が多過ぎるので、重要度が低いものに関してはメールでの情報共有で十分だと思う(38歳、契約社員)

◆ それぞれがやる気を持ってできるように、雰囲気づくりやフォローも必要不可欠だと思います。そして、やったことに対してはきちんと認めてあげること。でないと、やる気は上がらないので(45歳、派遣社員)

実践している「効率アップ術」はさまざま

 では、仕事の効率を上げるために、どんな工夫をしているのでしょうか。

◆ 効率のよい先輩社員のまねをする(36歳、正社員)

◆ 朝もしくは前日にやらなきゃいけないことをリストアップし、Outlookのスケジューラーを使って時間を区切っておくと、日中時間を気にしながら集中して仕事ができます(29歳、派遣社員)

◆ 集中力が切れたときはトイレまでお散歩、ストレッチ、ミントタブレットでスイッチを入れ直す(34歳、派遣社員)

◆ 無理、だるいなどの弱音を吐かない(26歳、契約社員)

◆ 仕事が終了したら何がしたいか考えながら仕事をすると多少テンションが上がり、効率も上がる(36歳、正社員)

集中力アップのためには「コーヒーや紅茶を飲む」

 次に、仕事中の集中力アップのためにやっていることを質問しました。

 多かったトップ3は「コーヒーや紅茶を飲む」(48%)、「適宜休憩をとる」(39%)、「トイレに行く」(36%)でした。

集中力が一番高まるのは「午前中」、どんな業務をしている?

 集中力が一番高まる時間帯を聞いたところ、「9:00~12:00」が65%にのぼり、反対に集中力が一番落ちるのは「12:00~15:00」が56%でした。

 集中力が高い時間帯には、どんな業務を行うことにしているのでしょうか。

◆ 細かい確認の必要な事務仕事(25歳、正社員)

◆ お金が関わる重要な仕事(26歳、派遣社員)

◆ 一日のメインの仕事、新しく挑戦する仕事(27歳、派遣社員)

◆ メール返信、顧客へ送る書類など、外部に出す仕事メイン(29歳、正社員)

◆ 単純作業だがミスをすると大変な仕事(31歳、正社員)

◆ 頭を使う業務。企画提案書の作成やデータ分析など(35歳、正社員)

仕事を効率化して「メリハリをつけたい」「スキルアップをしたい」

 仕事の効率化を図って、実現したいことを聞いた結果は、次の通りです。

 一番多かったのは「仕事にメリハリをつけたい」(55%)で、「自己研鑽(けんさん)・スキルアップをしたい」(44%)、「残業時間を減らしたい」(34%)と続きました。空いた時間で何かをしたいのはもちろん、働き方・働く時間自体を変えたい人が多いようです。

 皆さんの声を参考にして、今年は仕事の効率化をさらに進めたいですね。

文/佐々木恵美 イラスト/PIXTA

Provider

日経ウーマンオンライン

2018/01/31掲載記事を転載
働く女性が実践する仕事の効率化 午前中は何をやる?