忘れ物やミスがなくなる「手作り仕事アイテム」3つ

忘れ物やミスがなくなる「手作り仕事アイテム」3つ

2018/12/19

ヒューマンエラーには「自分でカスタマイズしたアイテム」が効く

仕事の効率がアップするアイテムにはさまざまなものがありますが、使い方を間違えるとミスにつながりがち。そんなヒューマンエラーを防ぐには、自分にとって使いやすいものを作るのが一番です。そこで今回は、すずまり姉さん直伝のお手製アイテムをご紹介! 自分が使いやすいようにカスタマイズして、忘れ物やミスを一気に減らしちゃいましょう。

幕を閉じた第一弾シリーズは
鈴木真理子のミスなし、ムダなし、残業なし 信頼の仕事術
(登場人物)
すずまり姉さん(45歳) & ひよ子(24歳) & やる子(32歳)


左:すずまり姉さん(45歳)/広報部長。社内を練り歩き、各部署の情報を巧みに収集しながら仕事術のレクチャーも行う。過去に数多の過ちをやらかした経験からミス、ムダ、残業を忌み嫌っている。
中:ひよ子(24歳)/入社2年目、やる子の後輩。女性活躍の追い風でキャリア意識が高く、やる気はあるものの失敗も多い。女子力高めのふんわりキャラだが若干不安定。悩んでは落ち込みを繰り返す。
右:やる子(32歳)/1年の間、すずまり姉さんの愛のムチを受けた結果、めでたくチームリーダーに昇進。しっかり者だが、中堅どころならではの悩みも多い。最近はキャリアに目覚め、日々精進中。
忘れ物やありがちミスが多くて、仕事の効率が悪いなら…

 取引先のウーマン社からオフィスへと戻り、一息つくやる子とひよ子。大きなプロジェクトのプレゼンがスムーズに終わったことで、二人ともホッとした表情を浮かべています。

ひよ子 「ふぅ、今日はホント疲れましたねぇ。でも、無事にゴーサインが出てよかった!」

やる子 「そうだねえ。でも、プロジェクトはまだ始まったばかりだから、ここからがまた大変だよ。またプレゼン直前の頃みたいに、残業続きになるかも……。あの頃、ひよ子ちゃんの顔色がどんどん悪くなっていって心配だったわ」

ひよ子 「やる子先輩も、どんどん無表情になっていって心配でしたよ……。でも、疲れ果てていた割に全然ミスがないのは、さすがでした! 私なんて、忘れ物したりケアレスミスしたりで……」

やる子 「ふふふ、その秘密はねぇ……」

 そう言って、バッグから何か取り出そうとするやる子の耳に入ってきたのは、カツカツカツ! という足音。このヒールの音は、そう、すずまり姉さん登場の合図です。

すずまり姉さん 「二人とも、今日は頑張ったそうじゃない。お疲れさま! 今日はとっとと帰って、英気を養いなはれ~」

やる子 「あ、すずまり姉さん、お疲れさまです。今ちょうど、姉さんの噂をするところだったんですよ」

すずまり姉さん 「あらやだ、恋の噂? そうねぇ、あれは今年の6月……」

やる子 「え、なに、半年前? いやいやいや、すごく興味ありますけど、恋バナじゃなくて! 前にすずまり姉さんが教えてくれた『忘れ物ポーチ』の話です」

すずまり姉さん 「な~んだ、残念」

ひよ子 「私も部長の恋バナ、すごくすご~く聞きたいんですが、まずはそのポーチについて教えてください!」

お手製仕事アイテム1・忘れがちなものをまとめて入れた「忘れ物ポーチ」

 「電車に乗ろうと思ったら、お財布を忘れた!」「名刺を忘れて、交換できなかった……」なんて経験、ありませんか? 「忘れ物ポーチ」は、そんなときにあなたを助けてくれる仕事アイテムです。

すずまり姉さんも実践している「忘れ物ポーチ」の作り方

 「忘れ物ポーチ」の作り方は簡単。100円ショップなどで売られているスライダー付きポーチに、ハンカチやティッシュなど、忘れがちでダブってもいいものをまとめて入れておくだけです。私は万が一、お財布を忘れたときのために、3000円ほどの現金も入れています。

 これは、私がかねて提案している「化粧ポーチ収納法」の一つ。出先で使う化粧ポーチにはメーク直しに必要な道具だけを入れるのと同じように、「外回り」「プレゼン」といった目的ごとのポーチに、それぞれ使うものだけを入れておくという方法です。例えば「外回りポーチ」なら、スマホの充電器や予備の名刺5~10枚、さらに相手が不在の場合などに伝言を残すため、メモか大きめの付箋などを入れておくといった具合。これなら、ことあるごとに持ち物を用意する手間がなくなる上に、忘れ物のリスクを減らすこともできますよ。


お手製仕事アイテム2・同じことを何度も聞かなくなる「自分用マニュアル」

 続いてご紹介するアイテムは、業務の手順やフローなどを自分でまとめる「自分用マニュアル」です。たいていのオフィスにある業務手順のマニュアルとの違いは、あくまで自分が分からないことが載っている点。一般的なマニュアルはベテラン社員が作ることが多いので、専門用語が並んでいたり、初歩的なことが省かれていたりしますが、「自分用マニュアル」なら自分に必要なことすべてをまとめられます。

業務手順の他、端末の操作方法などもまとめておくと便利

 仕事が一通り終わったら、「自分用マニュアル」に手順やフローを書いておく習慣を付けましょう。そうすれば次回、また同じ仕事をするときに見返して、スムーズに処理できますよね。会議室の予約の仕方、出張が決まったときにすべきことなど、オフィスのマニュアルにはないこともどんどん書くようにしましょう。

 また、端末の操作手順のように簡潔に書けないものは、画面を印刷して貼ると便利。同じようにExcelの関数入力、ショートカットキーのリストなども、参考にしたサイトなどを印刷して貼っておくと、何度も検索する手間がなくなります。

注意事項も書いてインデックスを付ければ、最強のマニュアルが完成!

 この他、注意事項やミスしたことなども、書いておきたいところ。特に後者は同じことを繰り返さないためにも、反省や今後の誓いまで残しておくといいでしょう。「自分用マニュアル」は何度も見返すもの。一案件につき見開き1ページで書くようにして、付箋でインデックスを付けておくと、必要なことが探しやすくなりますよ。

お手製仕事アイテム3・似た書類の作成時間が縮められる「テンプレート」

 3つ目のアイテムは「テンプレート」です。こちらは、同じようなメールやExcelの関数入り書類などを作成することが多い人のためのお助けアイテム。請求書や企画書といった、同じデータを使い回す書類の作成時にも活躍します。

 ただし、変更すべき箇所を見落とす場合もあるので要注意。請求書の宛名を別の会社にしてしまった、なんてことでは、あなたの会社の信頼にも関わります。テンプレートの変更すべき箇所は、赤字にしたり塗り潰したりして目立たせるようにしてください。

Excelやメールなど、既成の仕事アイテムではありがちミスにご注意を!

 最後にお話ししたいのは、お手製ではなく既成のビジネスツールのありがちミス。先ほども触れたExcelやメールについてです。

数式間違い、添付忘れ…。身に覚えのあるミスいろいろ

 Excelでありがちなミスといえば、数式の間違い。消費税の税率を間違えて請求額が減ってしまった……なんてことは、決して少なくありません。また、Excelのシートを消し忘れているケースもありがち。私も先日、ある会社からいただいたExcel製の契約書に、別の方宛ての契約書がシートで残っているのを発見してしまいました。恐らく、そのシートをコピーして私宛ての契約書を作ったのでしょうが、相手や状況によっては大きな問題になるので必ず見返すようにしたいですね。

 一方、メールでありがちなミスの代表格といえば、やはり添付ファイル忘れ。メールの件名に【添付忘れ】なんて書いて再送した覚えのある人は、相当数いるのではないでしょうか? これを防ぐには、本文を書く前にファイルを添付するのが効果的。本文を書き上げるとホッとするので、つい送信ボタンを押してしまいがちですが、先に添付しておけば忘れることはなくなります。他にも、署名部分に、自分宛てのメッセージ「★★ちゃんと添付しましたか?????★★」を入れておくというのも一つ。

 この他、宛名の書き間違いも、メールでありがちなミス。原因のほとんどがうろ覚えや思い込みなので、横着せずに検索したり、相手が書いたものをコピー&ペーストして入れるようにしてください。

仕事アイテムを使いこなすポイント


◆お手製仕事アイテムを活用しよう!
◆忘れ物がなくせる「化粧ポーチ収納法」
◆「自分用マニュアル」で同じミスを繰り返さない!
◆「テンプレート」で書類作成を時短
◆Excelやメールのありがちミスに気を付けよう

やる子 「うわ、『自分用マニュアル』、懐かしい! 私もすずまり姉さんに聞いて、ガッツリ作ってたよ。おかげでコピーする書類の向きを間違えて、コピー機から何十枚も真っ白な紙が出力されることもなくなったんだよね」

ひよ子 「先輩、そんなことしてたんですか……」

すずまり姉さん 「そんなことを繰り返していたなんて、お仕置きモノだわさ。やる子、恐ろしい子……」

やる子 「うっ……。でも、紙はムダにしていませんよっ。その紙を使ってコピーし直したから、ちょっと裏側にホコリとか写っていたくらいだし」

ひよ子 「そういう問題なのかな……。それはさておき、先輩の『忘れ物ポーチ』、ぜひとも見たいです!」

やる子 「あ、見ちゃう? 仕方ないなぁ。(バッグの中を探りながら)テレレレッテレー! わーすーれーものポーチー!」

ひよ子 「……」

すずまり姉さん 「……某ネコ形ロボットのまねとか、しなくていいから。そんなこと言っている間に、あ~たたち、この連載も次回が最終回なのよ。知ってた?」

やる子&ひよ子 「えぇえええ~っ!」

やる子 「ショック……。そうだ、すずまり姉さん、景気づけにさっきの恋バナの続き、してください!」

ひよ子 「私も聞きたいです!」

すずまり姉さん 「仕方ないわね。じゃ、ちょっと街に繰り出して語り合いましょっか」

やる子&ひよ子 「はい、お供します!」

 突然の最終回宣言に動揺しつつ、すずまり姉さんの後をついていくやる子とひよ子。果たして、すずまり姉さんの恋バナとは? 詳細は、次回に続きます!

文/石川由紀子 キャラクターイラスト/小迎裕美子 写真/PIXTA

Profile
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM/代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。著書は10冊、累計20万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)、「マンガでわかる!仕事で絶対ミスしない技術」(宝島社)など。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。

Provider

日経ウーマンオンライン

2018/12/11掲載記事を転載
忘れ物やミスがなくなる「手作り仕事アイテム」3つ