プロ秘書の手帳ルール 顧客5人の予定を同時に管理

プロ秘書の手帳ルール 顧客5人の予定を同時に管理

2017/11/17

見た目の美しさより効率化 ルールを減らすのが長続きのコツ

 来年の手帳は決まりましたか? 既に購入した方も、まだ迷っている方も、他の方の手帳活用法をのぞいてみませんか。今回は、限られた時間で成果を出すために工夫しているお二人の手帳術です。

「ルールは最小限に」プロの手帳はシンプル

アシスティア 代表 小林 菜穂美さん 今年と来年の手帳をそれぞれお持ちいただきました

<使っている手帳>
フランクリン・プランナー/フランクリン・プランナー・ジャパン(コンパクトサイズ 172mm×108mm)

マンスリーでアポイント数を調整

 小林菜穂美さんの仕事は、経営者の秘書業務やマネジメントをサポートする「パーソナルアシスタント」。スケジュール管理、資料作成、代理での会議出席、顧客とのやり取りなど、業務は多岐にわたります。多いときには同時に5人分のマネジメントを担当するそうですが、一体どのように管理しているのでしょうか。マネジメントのプロの手帳を見せていただきます。

 メインのマンスリーページを拝見。何人ものスケジュールを管理しているにしては、思ったより書き込みが少ないような……?

 「お客様の予定はデジタルカレンダーで共有しているので、手帳に書いてあるのは自分の予定だけです。平日のうち2日は在宅でデスクワークの時間を確保するよう努力しています。アポの件数も1日に最大2件と決めています」

 お客様のスケジュール管理やメール対応をするために、1日在宅の日を確保するのは大切とのこと。そのため、在宅日にはあらかじめ「home」と書いて予定をブロックしています。外出の予定は目立つように赤色で、在宅やプライベートの予定は黒色で記入。予定を入れ過ぎないようにしているので、マンスリーページで十分管理できるんですね。

【ポイント】

 外出の予定を入れ過ぎないよう調整すれば、スケジュールはマンスリーで十分!

 何人かでスケジュールの調整をする際には、年間カレンダーが便利。本体から取り外して共有できるのと、顧客情報が詰まっているマンスリーページを開かずに済むのとで、重宝しています。


ルール化し過ぎないのが長続きのコツ!

 デイリーページには主にタスクが書かれていました。

 「正直、あまりこだわりはなくて……」と話す小林さん。ところどころ色ペンが使われていたり、付箋にタスクが書かれていたりしましたが、特にルールを決めているわけではないそう。マンスリーページでの赤色・黒色の色分けが唯一のルールと言ってもいいほど。

 「手帳は人に見せるものではないので、自分だけがわ分かればいいと思っています。色ペンや付箋を探したり、きれいに清書したりするより、すぐにその場で書けることのほうが大切なんです」

 どうしてもその場で手帳が開けないときは、メールを活用。自分宛てにアポイントの日時を書いたメールを送っておいて、抜け漏れを防いでいます。

【ポイント】

 手帳のルールは最小限に。できるだけその場で書き込むこと!

 一方、プロジェクトの進行状況や、打ち合わせの議事録はすべてデジタル管理。お客様と共有するものは、パソコンで作成すれば書き写す手間が省けて効率的です。

【ポイント】

 他人と共有するものはできるだけデジタルツールを活用する

手帳は未来を創るもの

 高校生の頃から手帳を使い続けているという小林さん。手帳はどんな存在ですか、と伺ってみました。

 「私、夢をかなえるには、口に出すか、手で書くことが重要だと思っているんです。例えば目標を書いておくにしても、パソコンで打つだけだとなんだか落ち着かなくて。起業する前、これからやりたいことを100個書き出したこともありました。自分の手を動かして『書く』ということには、特別な力がある気がします。手帳に書いておくとよく目に留まるので、そのことについて自然と考える時間が増え、かないやすくなるのかもしれません」

 そんな小林さん、手帳愛が高じて来年はオリジナル手帳を作ることにしたのだそうです。インターネットで1冊から注文することができ、内容はもちろん、罫線の色まで選ぶことができるそう。

 「手帳を使うことで、未来にワクワクするんです。この気持ちをずっと持ち続けていたいですね」



仕事、家事、育児…時間に追われる働くママを支える手帳

ビルコム 第2PRソリューション局 PRストラテジスト 黄 礼昊さん

<使っている手帳>
NOLTY キャレル/日本能率協会マネジメントセンター(A6 バーチカルタイプ)

手のひらサイズのA6手帳に、仕事もプライベートも凝縮!

 2人のお子さんを抱えながら営業として活躍する黄礼昊さんは、出産を機に手帳を変えたそうです。

 「使っているのはずっとNOLTYなんですが、以前は一回り大きなサイズを使っていました。子どもが生まれて、とにかく荷物が増えたんです。自分の持ち物は最小限にまとめようと思って、このサイズに凝縮することにしました」

 仕事のことばかりでなく、プライベートのことも書かれているため、休日も持ち歩いているのだそう。財布、携帯電話、手帳、の3点セットがあれば、自分のお出かけ準備は完了です。

 「とにかく心配性で、『何か抜け漏れがないだろうか……』なんて考えだすと夜も眠れないほどだったんです。それが、手帳に書いておくことで安心できるようになりました。子どものお弁当の日があれば、前日の所に『買い物』と書いておきます」

【ポイント】

 忘れそうなことは何でも手帳に書いておき、思い出す時間を短縮

事前に分かる予定はあらかじめ「1年分」書いておく

 マンスリーは、仕事とプライベートとで色分けされていました。「運動会」「スイミング」など、お子さんの予定も書かれています。

 「子どもの予定は、行事のプリントが配られた際に、1年分まとめて書いてしまいます。それに合わせて休みを取るなど、仕事を調整します」

 予定を書き込む際には、去年の手帳が活躍します。

 「日にちが確定していない行事や、定期的な通院などは直前に予定が決まります。『だいたいこの週に入りそう』というアタリを付けるために、昨年の手帳を見返します。空いているスペースに書いておいて、日にちが決まったら書き直します」

 黄さんがこだわっているのは、「手帳さえあればすぐに動ける」状態。何の案件かぱっと分かるようにアポイントは相手の名字まで書いておきます。また、手帳を常にアップデートするのも特徴。以前に書いたメモやタスクが邪魔になるようなら、必要に応じて消してしまいます。


手帳にかける時間は最小限に

 「黄さんの営業に初めて同行したとき、歩くペースが速過ぎて付いていけませんでした。社内の移動もいつも小走りなんですよ」と社員の方がおっしゃるほど、慌ただしい毎日を送る黄さん。

 「タスクはすべて書いているわけではなくて、忘れそうなものだけです。書き出すことが目的ではないので、書くよりも取りかかったほうが早いのなら、すぐに済ませてしまいます」

 「この手帳をなくしたら途方に暮れますね」と話すほど手帳を使い込んでいる黄さんですが、手帳にかける時間は最低限にしているそうです。

 「手帳を書くことは自分一人でできるじゃないですか。移動中でも、家でもできることです。それよりも大切なことはたくさんあります。会社にいるときは、他の人がいなければできないことを優先したいですし」

 他の人のスケジュールをメモしておいたり、先回りして段取りを進めておいたりと、黄さんは常に効率重視。仕事も家庭も全力で過ごす黄さんのすべてが詰まっている手帳でした。

 色分けやデコレーションなど、必要以上に気合を入れず、肩の力を抜くことが手帳を長続きさせるポイントなのかもしれませんね。次回はまた違った使い方をしているお二人の手帳を紹介します。

文/藪内久美子 写真/編集部

Provider

日経ウーマンオンライン

2017/11/17掲載記事を転載
プロ秘書の手帳ルール 顧客5人の予定を同時に管理