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転職ノウハウ

Web応募の留意点メール作成のポイント

Web応募の留意点メール作成のポイント
Web応募の留意点 メール作成のポイント

 履歴書や職務経歴書を作成して郵送するといった方法に比べて、Eメールや専用フォームによる応募は手軽で、ときには1回の書き込みで複数の会社に応募も可能になるなど便利だ。しかし、逆にその簡便さがアダとなって、イージーな会社選択、応募も目立つともいわれている。失敗しないための要点を押さえておこう。

安易な応募、メールでの問い合わせに注意

 自社ホームページで募集の告知を行っている企業や求人情報を専門に提供するWebサイトでは、応募専用のフォームを用意してネット上からも応募を受け付ける会社もある。Eメールでの問い合わせ、ネット応募を受け付けている企業が好ましくないものとして挙げるケースには、次のようなものがある。

採用担当者への避けたいメール

  • 質問内容が長くてよく分からない
  • ホームページで公開している情報を聞いてくる
  • 問い合わせ項目が多すぎる
  • 会社のメールアドレスから送信されているため、返事出すのがためらわれる
  • メールのマナーがなっていない

採用担当者への避けたい応募書類

  • 空欄があるなど不備が目立つ
  • 添付ファイルが開けない
  • 明らかに一括応募してきたものと分かる内容のもの
  • 誤字、脱字が目立つ

問い合わせメールのマナー

 電話での問い合わせとは異なり、Eメールなら相手の時間的都合を考える必要はない。ただし、自分が何者であるかを明らかにして、簡潔に要領よく質問すべきである点は電話もEメールも同じだ。

質問は応募資格に関連したものに絞る

 質問する内容は、応募資格に関すること、仕事内容と自分のキャリアとの整合性に関することなどに絞るべきだ。職場環境、評価システムなど一歩踏み込んだ質問は、面接で聞き出せば済むことなので、メールで問い合わせるにはふさわしくない。また、応募の段階では判断できない給与に関すること、休日・休暇など待遇に関する質問も避けたほうが無難だ。

Eメールと手紙の違いとは?

 Eメールでは、手紙とは違って、「拝啓」などの起首、「残暑の候」などの時候のあいさつ、「いよいよご健勝の趣、お慶び申し上げます」などの安否のあいさつは省く傾向にある。

 2つ以上の質問をする場合は、質問内容が分かるよう小見出しをつけて、段落分けすると分かりやすくなる。

 定型的な末文もいらないが、ここでは質問をして、それに対する回答を求めているわけなので、礼儀として「お忙しい中とは存じますが、よろしくお願いします」といった結びことばを入れること。

メールアドレスだけでなく電話番号も記入

 転職活動におけるメール送信は、会社のメールアドレスではなく、自分のプライベートなメールアドレスを使うのが基本。会社のメールアドレスだと返信していいものか、ためらう人事担当者もいるからだ。また、応募時には自宅あるいは携帯電話の電話番号をしっかり記載しておこう。

Eメールでの応募はここに注意

フォームに書き込む前に下書き

 応募フォームに入力した内容は、履歴書や職務経歴書を郵送する場合と同様に第1次選考の書類審査の対象となる。フォームをプリントアウトしたり、ページをそのまま保存するなどして、じっくり時間をかけて内容を練り、これを下書きとして本番の入力をするくらいの慎重さを持ちたいもの。

空欄を作らない

 応募フォームは、メールアドレス、名前、生年月日、年齢、住所などのほか最終学歴、保有資格に関するパーソナル情報、キャリア、スキル情報、希望年収や志望動機などを記入する希望項目などからなっている。どれも、企業側が必要な情報として、求めているものであるから、空欄を作らないことが肝心だ。

 また、志望の動機や自己PRの欄があったら、履歴書を作成する場合と同様、簡潔ながらも説得力のある文章を工夫しよう。

添付ファイルは形式に注意

 会社によっては、自宅のワープロソフトなどで作成した履歴書や職務経歴書をメールで受け付けているところもある。この場合、添付する文書のファイル形式は、とくに指定がない限りテキスト形式にするのが無難。会社が使用している機種やワープロソフトによっては、読み込めないケースも出てくることを避けるためだ。

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